Vol.34：非同期のコミュニケーションの可能性
『チームを整えるあれこれ』は、チーム作りに関する情報やノウハウを発信するニュースレターです。月曜の朝は、筆者が先週のチーム作りの現場で重要なポイントだと感じたことと、チームを整えるあれこれな観点で気になった記事を紹介します。
✨先週のチーム支援トピック
リモートワークが始まってから、様々な会社やチームでコミュニケーションのやり方について試行錯誤が続いてきました。今回は、ぼくのまわりで行われている非同期のコミュニケーションの工夫の中から、自分がいいなと思ったものを紹介します。
▼Zoomの録画を後から見る
ぼくの務めている会社では、オンラインミーティングはZoomを使うことが多いです。Zoomは簡単にミーティングの内容を録画し、あとから見ることができます。
重要な会議（自分たちの部署がどうあるべきかを考える場や、作ったソフトウェアの動きを確認するためのデモなど）にどうしても参加できない人に対し、録画したものを後から見てもらうことをよくやっています。
もちろん、その場での議論には参加出来ませんが、情報の共有という意味では100%のものが可能です。倍速再生もできるのでとても便利です。
▼自分の考えをボードに書く
これは、ぼくの支援しているチームがしている工夫です。オンラインホワイトボードツールであるMiro上に各メンバーの領域を設けて、自分のタスクについての検討内容やモヤモヤしていることなどを書いていきます。下図のようなイメージです。
この例では、黄色の付箋が自分の書いたタスクやモヤモヤです。各メンバー毎に色を決めているので、黄色以外の付箋は他のメンバーからのコメントです。チャットなどのテキストだけでは表現できないような図の表現もできますし、その場に残り続けるのも特徴です。
日が経つにつれ付箋の数が増えるので、このチームでは2週間毎にボードをリセットしています。
▼座席表で名前を確認する
オフィスへの出社をしているという話を良く聞くようになりました。ぼくの部署では3週間に1回は出社しようというルールが設けられました。新人との交流を促すためです。
お互い、オンライン上で顔は見ているのですが、実物の印象はまた違いますし、マスクもつけています。そして、フリーアドレスということもあり、「あそこに座っているのは誰だろう？」となってしまいます。そのため、壁に座席表を貼りだし、出社した人は自分が座る場所に名前を書くことになりました。
オンラインと対面の働き方ならではの工夫ですね。
・・・
今回は3つ紹介しましたが、他にも、そしてこれからもいろいろな工夫が出てくるでしょう。大切なのは、自分たちのチームにあったやり方を探し続けることだと思っています。
📝気になった記事紹介
大学のキャンパスをハイブリッド型にすると何が変わるのか 高等教育のあり方を再考すべき時
https://www.dhbr.net/articles/-/8121
ハイブリッド型キャンパスは、対面でのやり取りを必要としないサービスのスピードと質を向上させるきっかけをつくり出す。対面とリモートのいいとこ取りをしていきたい。
オンライン会議のマナー「話をしていない時にはミュート」「事前に接続準備」4割超：若年層ほどオンライン会議でマナー意識
https://www.moba-ken.jp/project/security_manners/security_manners20211109.html
必ずしもこれができていないとマナー違反ではないと思うが、相手にどう聞こえているか、見えているのかを意識するのは大切だと思う。
ミッション志向のマインドセットを獲得するための5つの問いかけ
https://forbesjapan.com/articles/detail/44336/1/1/1
チームで良い成果を出すためには、個別最適ではなく全体最適を見ていく必要がある。自分のアイデアに固執せず、チームのゴールに貢献するマインドが必要なのだ。そのためには、まず自分の考えを丁寧にメンバーに説明するところから。
顧問のチーム作りとは？顧問のチームビルでイングが必要な理由！
https://kenjins.jp/magazine/professional-use/17256/
顧問チームのみならず、ポイントとしてあげられている4つはチームがうまく協働するのに必要な要素だ。
成功状態を定義、共有する
現在、直面している課題は可能な限り、正直に伝える
関わっているメンバーの立ち位置を明確にし、共有する
分からない部分はそのまま伝え、一緒に考える余白を残す
｢決定マトリックス｣を使うとタスクの優先順位がつけやすくなる
https://www.lifehacker.jp/2021/11/you-should-use-a-decision-matrix-to-prioritize-your-to.html
特にタスク管理をしていなかったり、優先順位づけができていない場合は、決定マトリックスを使って整理するのがいいかも。個人にも、チームにも効きそう。
従業員の積極的な発言をどうすれば促せるのか 本人の性格よりも組織文化の影響が大きい
https://www.dhbr.net/articles/-/8131
「選択は人に権限と自信を与え、仕事の充実度を高める」はいい言葉。
「選択権の価値を重視する」企業文化が根付き、従業員に職場の問題を特定・解決する機会を提供することができれば、それはウェルビーイングにつながるという調査もある（従業員の健康とウェルビーイングを向上させる7つの方法 労働条件や職場環境を再設計する）
「不機嫌おじさん」が組織の生産性を下げるメカニズム
https://diamond.jp/articles/-/287736
人によって差があるとは思うが、ビデオを1時間以上オンにしておくと、「コルチゾール」っていうストレスホルモンが分泌されるようだ。記事内で紹介されている「冒頭2分の雑談のときだけビデオをオンにしましょう」「グループワークのときだけでも、ビデオとマイクをオンにしてしゃべりましょう」という策は良さそうだ。
🍵編集後記
ついに我が家もNetflixを契約しました。カウボーイビバップを見るためなのですが、他にも話題になったコンテンツがたくさんあるので、しばらくは暇を見つけては動画を見る生活が続きそうです。
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